Vijf aanleidingen

De jaarlijkse AV, wettelijk verplicht, minstens één keer per jaar op de plaats, dag en uur zoals in de statuten bepaald. De Algemene Vergadering is één van de meest belangrijke momenten in de werking van een coöperatie. Gezien het belang van dergelijke AV wordt de datum statutair bepaald en is de uitnodiging aan strikte formaliteiten onderworpen.
De belangrijkste bevoegdheden van de Algemene Vergadering zijn het bespreken en het goedkeuren van de jaarrekening en het jaarverslag, (eventueel het verslag van de commissaris), het verlenen van kwijting aan de bestuurders (en de commissaris) en het al dan niet toekennen van een vergoeding, de benoeming en het ontslag van de bestuurders (en de commissaris), het bestemmen van het resultaat en het wijzigen van de statuten. In dat laatste geval wordt de wettelijk verplichte jaarlijkse AV gecombineerd met een buitengewone AV. 

Een tweede aanleiding om de AV bijeen te roepen (al dan niet in combinatie met de wettelijk verplicht opgelegde jaarvergadering) is een buitengewone AV die beslist over om het even welke statutenwijziging, steeds bij authentieke akte.
Bijkomende formaliteiten:
• bij de vermelding van de agenda, de voorgestelde wijzigingen van de statuten nauwkeurig aangeven.
• wanneer de statutenwijziging betrekking heeft op het voorwerp en/of op de coöperatieve finaliteit en/of de waarden van de coöperatie, dan moeten de voorgestelde wijzigingen omstandig worden verantwoord in een verslag. LET OP: wanneer dit omstandige verslag ontbreekt bij de uitnodiging, is de beslissing van de AV nietig.

Een volgende aanleiding is een AV die moet samenkomen binnen de twee maanden na vaststelling van de ‘alarmbelsituatie’, of nadat deze situatie had moeten worden vastgesteld. In dat geval moet de AV bijeenkomen om te beslissen over de ontbinding dan wel over de in de agenda vermelde maatregelen.
Bijkomende formaliteiten:
• in de agenda moet het bestuursorgaan vermelden of er beslist zal worden over de ontbinding, dan wel over de in de agenda vermelde maatregelen om de continuïteit van de coöperatie te waarborgen.
• in het laatste geval zet het bestuursorgaan in een bijzonder verslag uiteen welke maatregelen het voorstelt om de continuïteit van de coöperatie te vrijwaren. LET OP: wanneer dit bijzonder verslag ontbreekt bij de uitnodiging, is de beslissing van de AV nietig.

Een vierde aanleiding is wanneer vennoten die minstens 1/10de van het aantal uitgegeven aandelen in hun bezit hebben erom verzoeken. In dat geval is het bestuursorgaan verplicht om binnen de drie weken een AV bijeen te roepen. Dit is een bepaling uit het WVV van dwingend recht, met een bijkomende formaliteit: het bestuursorgaan moet in de agenda minstens de punten voorzien die door de betrokken vennoten werden voorgesteld.

Een vijfde aanleiding tenslotte is alles wat in het belang van de coöperatie is. Naast de wettelijk verplichte ‘jaarvergadering’ kan de Algemene Vergadering tussentijds worden bijeengeroepen, telkens wanneer het in het belang van de coöperatie is.