Je Algemene Vergadering organiseren: wanneer, waarom en hoe?

De jaarlijkse AV, wettelijk verplicht, minstens één keer per jaar op de plaats, dag en uur zoals in de statuten bepaald. De Algemene Vergadering is één van de meest belangrijke momenten in de werking van een coöperatie. Gezien het belang van dergelijke AV wordt de datum statutair bepaald en is de uitnodiging aan strikte formaliteiten onderworpen.
De belangrijkste bevoegdheden van de Algemene Vergadering zijn het bespreken en het goedkeuren van de jaarrekening en het jaarverslag, (eventueel het verslag van de commissaris), het verlenen van kwijting aan de bestuurders (en de commissaris) en het al dan niet toekennen van een vergoeding, de benoeming en het ontslag van de bestuurders (en de commissaris), het bestemmen van het resultaat en het wijzigen van de statuten. In dat laatste geval wordt de wettelijk verplichte jaarlijkse AV gecombineerd met een buitengewone AV. 

Een tweede aanleiding om de AV bijeen te roepen (al dan niet in combinatie met de wettelijk verplicht opgelegde jaarvergadering) is een buitengewone AV die beslist over om het even welke statutenwijziging, steeds bij authentieke akte.
Bijkomende formaliteiten:
• bij de vermelding van de agenda, de voorgestelde wijzigingen van de statuten nauwkeurig aangeven.
• wanneer de statutenwijziging betrekking heeft op het voorwerp en/of op de coöperatieve finaliteit en/of de waarden van de coöperatie, dan moeten de voorgestelde wijzigingen omstandig worden verantwoord in een verslag. LET OP: wanneer dit omstandige verslag ontbreekt bij de uitnodiging, is de beslissing van de AV nietig.

Een volgende aanleiding is een AV die moet samenkomen binnen de twee maanden na vaststelling van de ‘alarmbelsituatie’, of nadat deze situatie had moeten worden vastgesteld. In dat geval moet de AV bijeenkomen om te beslissen over de ontbinding dan wel over de in de agenda vermelde maatregelen.
Bijkomende formaliteiten:
• in de agenda moet het bestuursorgaan vermelden of er beslist zal worden over de ontbinding, dan wel over de in de agenda vermelde maatregelen om de continuïteit van de coöperatie te waarborgen.
• in het laatste geval zet het bestuursorgaan in een bijzonder verslag uiteen welke maatregelen het voorstelt om de continuïteit van de coöperatie te vrijwaren. LET OP: wanneer dit bijzonder verslag ontbreekt bij de uitnodiging, is de beslissing van de AV nietig.

Een vierde aanleiding is wanneer vennoten die minstens 1/10de van het aantal uitgegeven aandelen in hun bezit hebben erom verzoeken. In dat geval is het bestuursorgaan verplicht om binnen de drie weken een AV bijeen te roepen. Dit is een bepaling uit het WVV van dwingend recht, met een bijkomende formaliteit: het bestuursorgaan moet in de agenda minstens de punten voorzien die door de betrokken vennoten werden voorgesteld.

Een vijfde aanleiding tenslotte is alles wat in het belang van de coöperatie is. Naast de wettelijk verplichte ‘jaarvergadering’ kan de Algemene Vergadering tussentijds worden bijeengeroepen, telkens wanneer het in het belang van de coöperatie is.

De Algemene Vergadering die we het beste kennen, is een AV die volledig fysiek doorgaat. Stemming gebeurt hier klassiek door handopsteking, tenzij het over persoonsgebonden materies gaat.
Een aandachtspunt voor élke AV is het minimaal aantal aanwezigen dat vereist is om een vergadering geldig te laten samenkomen en geldig besluiten te nemen. Raadpleeg hiervoor je statuten.

Een schriftelijke Algemene Vergadering is een mogelijkheid voor coöperaties met een beperkt aantal vennoten. Een schriftelijke AV is geen ‘vergadering’, geen samenkomst, maar is het eenparig nemen van een of meerdere beslissingen:
• elke vennoot moet meedoen (kijk dus steeds met hoeveel vennoten je op dat moment bent)
• elke vennoot moet akkoord zijn en moet de beslissing dateren en handtekenen
• de laatste vennoot die tekent bepaalt ook de datum van de AV
Het is dus logisch dat er voor een schriftelijke AV geen bijeenroepingsformaliteiten gelden.
Een schriftelijke AV kan in principe altijd en moet niet uitdrukkelijk voorzien worden in de statuten. Kijk even na of je statuten een schriftelijke AV niet expliciet uitsluit.
LET OP: een schriftelijk AV is niet mogelijk voor statutenwijzigingen.

Wanneer een vennoot om de een of de andere reden niet aanwezig kan zijn (omwille van ziekte, een andere activiteit, maatregelen in het kader van de bestrijding van Corona, …), dan kan er in principe steeds een volmacht gegeven worden aan een andere vennoot of aan een derde. Mogelijks voorzien de statuten in beperkingen: volmacht kan enkel aan een andere vennoot gegeven worden, of een vennoot kan slechts drager zijn van één volmacht, ...
Zo’n volmacht kan gegeven worden met of zonder steminstructies.
Een volmacht wordt meegeteld om het quorum te bepalen.

LET OP: deze mogelijkheid moet voorzien zijn door de statuten. Bovendien is het slechts een eventuele bijkomende modaliteit van deelname. Je kan vennoten niet verplichten om hun stem voorafgaand uit te brengen.
In dit geval ontvangen de vennoten een stemformulier op papier of via de website, met de agenda van de vergadering en met voorstellen tot besluit (ja, neen of onthouding). De vennoten brengen hun stem uit via de website of door het stemformulier terug te bezorgen (via de post of via andere kanalen, door in te scannen of te fotograferen).
Een vooraf uitgebrachte stem wordt meegeteld om het quorum te bepalen.

Vennoten toelaten om op afstand deel te nemen aan de Algemene Vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel kan altijd, ook wanneer deze mogelijkheid niet voorzien is in de statuten.