Qu'en est-il de votre Assemblée générale en cette période de confinement ?

• (1) L'assemblée générale annuelle est l'un des moments les plus importants du fonctionnement d'une coopérative : les sociétaires se réunissent pour représenter leurs intérêts dans le cadre de la mission de la coopérative, pour définir et suivre la vision d'avenir de la coopérative, pour exercer leur pouvoir d'investigation et de contrôle (droit de poser des questions, d'approuver les comptes annuels et de donner décharge au Conseil d'administration), pour nommer les administrateurs et pour affecter le résultat. Compte tenu de l'importance de l’AG, la date est fixée dans les statuts et l'invitation est soumise à des formalités strictes.
  De nombreuses entreprises ont un exercice financier se terminant le 31/12 et doivent donc soumettre leurs comptes annuels pour approbation au plus tard le 30 juin. Les mesures de confinement rendent pratiquement impossible l'organisation d'assemblées générales. C'est pourquoi la justice a temporairement introduit un certain nombre d'options, qui donnent aux coopératives la souplesse nécessaire, sans perdre de vue les droits des sociétaires.
  
  
• (2) Ainsi, l’arrêté royal du 9 avril 2020 introduit un certain nombre d'options et de flexibilités pour les coopératives qui doivent organiser une AG avant le 30 juin. Cet A.R. est facultatif, ce qui signifie que vous êtes totalement libre de l'utiliser. Cependant, prenez votre décision au plus tard le 3 mai 2020.
  
  
• (3) Pour les coopératives ayant un nombre limité de sociétaires, on peut envisager d'organiser une AG par écrit, comme le prévoit tant le Code des sociétés que le CSA. 
  
  
• (4) La loi n'impose aucune condition de forme pour l'organisation d'une AG par écrit, à part le fait que la convocation à la réunion doit clairement indiquer qu'il s'agit d'une AG par écrit et que les décisions finales sont prises à l'unanimité. Le terme "unanimité" signifie que chaque sociétaire participe à la prise de décision écrite et qu'une décision unanime est prise. En aucun cas, il ne peut s'agir d'affaires nécessitant un acte notarié, par exemple des modifications de statuts.
  Compte tenu de l'importance de l'AG annuelle (voir (1)), il nous semble opportun de limiter l'ordre du jour à l'affectation du résultat, à l'approbation des comptes annuels et à la décharge des administrateurs dans le cas d'une AG écrite.
  
  
• (5) Dans la mesure où les statuts le prévoient, l'assemblée peut être organisée "à distance", c'est-à-dire par tout moyen de communication électronique permettant de vérifier l'identité des sociétaires, de suivre simultanément, directement et sans interruption les discussions au cours de l'assemblée et d'exercer son droit de vote. Pour ce faire, suivez vos statuts.
  
  
• (6) L’A.R. donne la possibilité de reporter l'assemblée générale jusqu'à 10 semaines après la date limite. Pour les coopératives dont l'exercice financier coïncide avec l'année civile, l'AG peut donc être reportée au 8 septembre 2020. Les comptes annuels approuvés doivent être déposés à la Banque nationale de Belgique au plus tard le 8 octobre 2020.
  Attention : ce report n'est pas possible pour une AG qui est convoquée 1) à la demande des sociétaires représentant 1/10 du nombre d'actions émises ou 2) dans le cadre de la procédure de la sonnette d'alarme (voir le CSA à ce sujet).
  
  
• (7) L'A.R. donne deux possibilités pour permettre le maintien de l'AG, également dans le cas où un acte notarié est nécessaire, par exemple des modifications aux statuts. Dans ce cas, il suffit que les sociétaires donnent une procuration (privée) à un représentant, qui sera alors physiquement présent chez le notaire pour signer l'acte. Notez que ce représentant peut également être un employé du notaire.
  
  
• (8) L’AG peut se poursuivre "à distance", c'est-à-dire par tout moyen de communication électronique permettant de vérifier l'identité des sociétaires et de suivre les discussions de l’AG simultanément, directement et sans interruption, et d'exercer son droit de vote. Le Conseil d'administration peut imposer que les questions ne se posent que par écrit.
  
  
• (9) L’AG peut se faire "sur papier". Dans ce cas, les sociétaires recevront un formulaire de vote sur papier ou via le site internet, avec l'ordre du jour de la réunion et les propositions de résolutions (oui, non ou abstention). Les sociétaires votent via le site web ou en renvoyant le formulaire de vote (par courrier ou par d'autres moyens, par scan ou photo).

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